В связи с изменением места секретаря в структуре управления современной фирмой появились и более высокие требования к уровню образования секретаря-референта, его профессиональной эрудированности, коммуникабельности, способности решать разнообразные деловые задачи. Сегодня профессия секретаря-референта требует от человека высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского труда.

Обратимся к многочисленным объявлениям, приглашающим на работу секретарей-референтов. К соискателям этой должности предъявляются следующие требования: знание делопроизводства (подразумевается знание правил составления и оформления основных видов управленческих документов и основные правила организации работы с документами); навыки работы с ПК (подразумевается знание текстового редактора MS Word , системы электронных таблиц MS Excel и общее знакомство с операционной системой Windows ); знание в тех или иных пределах иностранного языка, чаще английского, реже немецкого или французского.

В действительности квалификационные и иные требования, предъявляемые к современным секретарям, гораздо обширней. К сожалению, при приеме на работу секретаря руководитель не всегда в состоянии четко эти требования сформулировать. И должностная инструкция, там, где она имеется, не дает полного представления об обязанностях секретаря-референта.

Профессиональный секретарь-референт должен иметь определенные знания и навыки, обладать определенными деловыми и личными качествами. Профессия секретаря-референта предполагает высокий уровень базового образования.

Профессиональные знания и навыки , необходимые современному секретарю-референту, можно условно подразделить на три группы:

1. Знания, необходимые для документационного и информационного обеспечения руководства и фирмы в целом. Секретарь-референт должен знать:

Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления,

Основные принципы организации документооборота,

Основы архивного дела,

Основные прикладные программы,

Русский язык, один или несколько иностранных языков (в зависимости от профиля деятельности фирмы).

Составлять и оформлять основные виды и разновидности управленческих документов;

Рационально организовать работу с управленческими документами, вести архив;

Находить, систематизировать и хранить информацию;

Пользоваться пишущей машинкой, персональным компьютером, принтером, другими средствами составления, изготовления, копирования документов.

2. Знания, необходимые для коммуникативного обеспечения деятельности фирмы и ее администрации:

Правила ведения деловой беседы;

Принципы организации приема посетителей, совещаний, деловых поездок;

Современные средства связи;

Основы профессиональной этики.

На основе этих знаний секретарь должен уметь:

Вести деловые беседы и телефонные переговоры;

Организовать совещания, презентации, служебные поездки;

Пользоваться современными средствами связи;

Организовать прием посетителей и телефонное обслуживание;

Планировать свою работу, планировать и беречь время руководителя.

3. Знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями:

Принципы организации управленческого труда, правовые основы управления;

Основы административного, трудового и хозяйственного права;

Правовые акты и положения, регламентирующие деятельность фирмы и ее сотрудников.

На основе этих знаний секретарь должен уметь обеспечить эффективную работу руководителя.

Чтобы стать хорошим секретарем-референтом, одних знаний и умений недостаточно. Необходимо иметь ряд деловых и личных качеств, которые являются неотъемлемой частью профессии.

Основные деловые качества , необходимые секретарю:

Организаторские способности: умение организовать свою работу, работу своего руководителя и работу офиса, умение организовать совещания, презентации, бизнес-поездки, приемы делегаций и другие мероприятия;

Ответственность, надежность: умение брать на себя ответственность, всегда использовать только тщательно проверенную информацию;

Пунктуальность и исполнительность: своевременное и точное исполнение поручений, умение никогда ни о чем не забывать и никогда никуда не опаздывать;

Инициативность и самостоятельность: умение принимать самостоятельные решения в рамках своих полномочий, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу;

Преданность фирме, лояльность: чувство сопричастности делам фирмы, умение проявлять такт и осторожность, умение хранить конфиденциальные сведения;

Умение хранить служебную тайну и конфиденциальную информацию;

Предвидение: умение предупредить поручения руководителя, освободить от необходимости детального планирования и скрупулезного объяснения мелких деталей поручения.

Личные качества, необходимые секретарю:

Коммуникабельность, умение адаптироваться: умение легко устанавливать контакты с людьми, быстро переключаться с одного вида деятельности на другой;

Доброжелательность, вежливость, любезность, отзывчивость, искреннее внимание к людям, готовность помочь другим, особенно в напряженных ситуациях, в конечном итоге - умение создать в офисе психологический комфорт;

Интеллигентность: культура речи, внешнего вида, рабочего места;

Тактичность, дипломатичность: деликатность, умение тактично разрешить любые проблемы, ответить на любые вопросы, не оскорбив при этом самолюбия собеседника;

Трудолюбие, добросовестность;

Скромность, аккуратность;

Любознательность: стремление постоянно повышать уровень своих знаний, осваивать смежные области деятельности, быть в курсе последних достижений в области секретарского дела и деятельности фирмы.

Итак, можно констатировать, что на рубеже ХХ – ХХI вв. в России сформировалась новая разновидность секретарской профессии - секретарь-референт, сочетающая не только обязанности помощника руководителя и его референта, но и многие другие управленческие функции. В различных организациях обязанности секретаря-референта существенно различаются, но прослеживается общая тенденция: сфера их деятельности постоянно расширяется, а его роль в структуре управления современной организацией неуклонно повышается. Вместе с тем повышаются и требования, которые предъявляются к соискателям этой должности.

Секретарь-референт - это специалист высокого класса, занимающийся творческой работой с людьми, документами, информацией.

Должность секретаря разносторонняя и ответственная – вам необходимо будет выполнять поручения руководителя, встречать посетителей, иметь дело с документацией, при этом всегда опрятно и прилично выглядеть. В своём резюме обязательно вставьте фото, ведь помимо ваших навыков, работодатель также будет оценивать и внешние данные (аккуратная причёска, деловая одежда, хороший маникюр).

Конечно основная работа секретаря – работа с бумагами, нужно быть внимательным, аккуратным, уметь работать с офисной техникой. Знание иностранных языков даст вам преимущество среди других кандидатов, укажите в резюме уровень владения иностранными языками. Образование не обязательно должно быть конкретной специализации, главное, чтобы основная его суть была связана с ведением документации, умением анализировать данные, находить подход к людям. В личных качествах упомяните организованность, собранность и коммуникабельность.

Смотрите также другие примеры резюме:

Скачать образец резюме секретаря:

Дьяченко Маргарита Юрьевна
(Margarita Dyachenko)

Цель: Замещение должности секретаря руководителя.

Образование:

сентябрь 1992 г. – июнь 1995 г. Техникум учёта и механизации, финансовый факультет, специальность – «документоведение», диплом младшего специалиста (дневное отделение).

Дополнительное образование:

январь 2000 г. – апрель 2000 г. Курсы повышения квалификации.

Опыт работы:

Архивариус

август 1995 г. – январь 2000 г. ГП Центр статистики г. Львов.
Функциональные обязанности:
— хранение архивных документов;
— регистрация и систематизация архивных документов;
— выдача документов и контроль их возврата;
— периодическая инвентаризация.

Секретарь руководителя

апрель 2000 г. – май 2010 г. ООО «Стройматериалы», г. Львов,
Функциональные обязанности:
— регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
— отправка почты;
— подготовка писем;
— приём звонков;
— поддержка работоспособности в офисе;
— организация мероприятий;
— приём гостей и посетителей.

Профессиональные навыки:

— Уверенный пользователь ПК;
— Владение офисной техникой (сканер, принтер, факс);
— Грамотность речи и письма;
— Знание делового этикета;
— Владение языками: русский и украинский языки свободно; английский – свободно.

Личные качества:

— коммуникабельность,
— ответственность,
— презентабельная внешность,
— пунктуальность,
— исполнительность,
— усидчивость,
— организованность.

Дополнительные сведения:

Семейное положение: замужем.
Дети: есть.
Возможность командировок: нет.

Надеемся, что составленный нами образец резюме на должность секретаря, помог вам в создании своего резюме на работу. Вернутся в раздел ..

Как выглядит образец резюме секретаря

Пример резюме секретаря

Правильный образец резюме секретаря

Подольская Ирина

Желаемая должность: Секретарь

Желаемый уровень дохода: 30 тыс. рублей

Дата рождения: 11.02.1986
Проживание: г. Санкт-Петербург, м. «Московская»
Не готова к командировкам.

Контактная информация:
Телефон: +7 (9хх) ххх-хх-хх
Электронная почта: ispodolskaya@ххх.ru

Ключевые знания и навыки:

• Знание норм и правил оформления различных типов документов;
• Ведение деловой перепиской;
• Владение оргтехникой, мини-АТС;
• Ответственность, внимательность, стрессоустойчивость;
• Умение находить общий язык с разными людьми.

Достижения:

• Внедрила систему обработки входящей корреспонденции, что помогло сократить время на взаимодействие с каждым документом в среднем на 30%;
• Оптимизировала электронный документооборот в офисе.

Опыт работы:

11.2013–04.2015 Офис-менеджер

ООО «Бизнес-дизайн», г. Санкт-Петербург

Сфера деятельности компании: создание и продвижение сайтов

• Делопроизводство, электронный документооборот;
• Работа с корреспонденцией и входящими звонками;
• Организация совещаний, оповещение участников;
• Поддержание порядка и бесперебойной работы офиса.

08.2012–08.2013 Секретарь

ООО «Метрополис», г. Санкт-Петербург

Сфера деятельности компании: риэлторские услуги

• Делопроизводство, ведение деловой переписки;
• Прием посетителей, заказ пропусков;
• Работа с корреспонденцией;
• Планирование рабочего дня руководителя;
• Информирование сотрудников о событиях и распоряжениях.

11.2009–05.2012 Секретарь-референт

ООО «Профиль», г. Санкт-Петербург

Сфера деятельности компании: изготовление и установка пластиковых окон

• Получение и отправка корреспонденции;
• Прием и распределение входящих телефонных звонков.

Образование:

2014 Учебный центр «Коннессанс», г. Санкт-Петербург – курс «Офис-менеджер», диплом о повышении квалификации

2009 Санкт-Петербургский университет профсоюзов, г. Санкт-Петербург

Факультет культуры, специальность «Социальная работа», диплом о высшем образовании

Дополнительная информация:

Иностранные языки: английский язык – Intermediate.

Знание ПК: уверенный пользователь (MS Office, СЭД), владение оргтехникой, мини-АТС.

Секретарь выполняет работу по организации, распределению и обеспечению деятельности руководителя. Секретарь в первую очередь это помощник руководителя в разных организационных вопросах. Работа секретаря требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой. Функции секретаря очень разнообразны, но в целом они объединены одной целью - это оказание максимальной помощи руководителю в его работе и экономия его времени. В задачи секретаря обычно входят, работа с документами, работа с телефонном и факсом по приему и распределению звонков, работа с посетителями, организация встреч, совещаний и командировок руководства и другая помощь. Более подробно обязанности секретаря можно увидеть в приведенном ниже примере резюме секретаря .

В небольших организациях часто секретарь выполняет функции делопроизводителя. Делопроизводитель обычно занимается ведением и управлением официальными документами, составляет документы, организует их движение и работу с ними, ведет учет документов и их хранение. Если объем переписки не очень большой, то эти функции выполняет секретарь. Тем не менее, делопроизводство это отдельная профессия, которой в компаниях с большим объемом документов занимаются отдельные сотрудники - делопроизводители, имеющие специально образование.

Образец резюме секретаря

Фамилия Имя Отчество

Город: Москва, т. 011-111-22-33 e-mai: [email protected]

Секретарь / секретарь-делопроизводитель / секретарь-референт / секретарь со знанием английского языка

КРАТКАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Надежный и исполнительный секретарь с опытом работы с конфиденциальной информацией и умением работы с документами и ведением делопроизводства, с хорошим знанием английского языка и отличными навыками общения с людьми.
Дата рождения: 29.02.1990г.
Ожидаемый уровень оплаты труда: 15 000 руб.
График работы: полный рабочий день

ОПЫТ РАБОТЫ

Ресторан "Облако": с июля 2011 по настоящее время
Должность: секретарь делопроизводитель со знанием английского языка
Обязанности:

Прием поступающей руководителю корреспонденции, распределение и передача корреспонденции в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования или ответов.
Прием и регистрация документов и заявлений на подпись для руководителя.
Ответ на телефонные звонки, регистрация и передача информации руководителю
Организация и проведение телефонных переговоров руководителя.
Выполнение поручений руководителя, составление писем, запросов и других документов.
Организация и подготовка заседаний и совещаний, сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация, ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.
Контроль за исполнением работниками предприятия приказов и распоряжений руководителя, ознакомление работников с приказами, а также контроль за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя.
Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами, техникой, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующие эффективной работе.
Организация приема посетителей, содействие для оперативного рассмотрения просьб и предложений работников.
Ведение архива документов и дел, обеспечение их сохранности, передача в архив.
Организация командировок руководителя, заказ авиабилетов и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.
Выполнение отдельных служебных поручений.

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ НАВЫКИ

Умение вести делопроизводство.
Бесконфликтность и стрессоустойчивость, блестящие навыки общения с людьми.
Элегантная приятная внешность.
Умение работать с офисной оргтехникой, факс принтер, ксерокс.
Умение работать с конфиденциальной информацией.
Продвинутый пользователь ПК, компьютерных программ Microsoft Word , Excel, PowerPoint, Outlook и другие программы работы с электронной почтой.

ОБРАЗОВАНИЕ

Основное образование: среднее специальное
Тульский Бизнес Колледж
Годы учебы: c 2007 по 2009 г.г.
Диплом по специальности "делопроизводство, документационное обеспечение управления и архивирование". "

ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Семейное положение: не замужем
Дети: нет
Иностранный язык: английский (среднее)
Возможность командировок: нет
Возможность переезда в другой город: нет

Приятная внешность, элегантна, коммуникабельна, с умением избегать конфликтов, ответственна, аккуратна, исполнительна, быстро обучаема, без вредных привычек.

Кто такой секретарь референт?

Почему иногда в названиях вакансий пишут не просто секретарь, а секретарь-референт. Чем отличается секретарь референт от обычного секретаря? Само слово "референт" в переводе с латыни означает сообщающий, относящий, воспроизводящий. Одно из значений слова "референт" - это докладчик, делающий доклад или читающий реферат. Т.о. слово "референт" в названии должности секретаря подразумевает дополнительно к обычным обязанностям секретаря еще следующие: подготовка докладов и выступлений, подготовка проектов документов, сбор и подготовка информационно-аналитических материалов, и т.д. Часто от секретаря-референта требуется знание иностранных языков. Условно можно считать, что в отличие от обычного секретаря, в обязанности которого входит работа с уже готовыми документами, секретарь-референт участвует в процессе создания документов, занимается еще и подготовкой документов и сбором необходимой информации для их подготовки.

Должна ли быть фотография в резюме секретаря?

Должность секретаря предполагает общение с людьми, поэтому внешность секретаря играет не последнюю роль в принятии решения о выборе того или иного кандидата на эту должность. К вопросу нужна ли фотография в резюме следует подходить крайне осторожно. Тем не менее, сопроводить в резюме секретаря фотографией будет вполне оправдано. Если у вас нет подходящей фотографии или вы не знаете, какую фотографию выбрать, обратите внимание так же на советы как улучшить свою фотографию для резюме на этом сайте.

Бывают случаи, когда непросто вспомнить или сформулировать ваш опыт работы и профессиональные навыки, особенно если работа секретаря уже стала для вас обычным делом. В этом случае исполняемые обязанности как бы размываются и не кажутся вам такими уж важными, а само собой разумеющимися обязанностями каждого уважающего себя секретаря. Но для работодателя это не так. Чем более подробно вы опишете свой опыт работы, тем больше шансов, что именно ваше резюме заинтересует работодателя. В этом вам может помочь раздел: личные достижения для резюме . Если вы ищите пример резюме секретаря-референта , то возможно вам будут полезны подобранные нами личные качества секретаря для резюме .

Личные качества для резюме секретаря

• Приятная аккуратная внешность.
• Коммуникабельность.
• Элегантность.
• Отсутствие вредных привычек.
• Стрессоустойчивость.
• Исполнительность.
• Бесконфликтность и умение избегать конфликтов.
• Точность и пунктуальность.
• Хорошее знание иностранного языка.
• Активность и высокая работоспособность.
• Легкая обучаемость.
• Умение работать с офисной техникой, компьютерными программами, интернет и электронной почтой.
• Честность, порядочность.
• Умение работать с конфиденциальной информацией.
• Отличные навыки общения с людьми, доброжелательность.
• Умение вести делопроизводство и работать с документами.
• Умение планировать и эффективно организовывать свое рабочее время и время руководителя.
• Грамотная речь. Знание основ культуры речи.
• Огромное желание работать. Умение работать в команде.
• Любовь к своей профессии.

Деятельность секретаря – это широкий круг обязанностей и навыков. Какими именно навыками владеет конкретный соискатель, определяется его опытом. Кто-то значительную часть времени работал в роли помощника руководителя, кто-то принимал посетителей на ресепшене. Кто-то за 10 лет работы сменил 5 позиций, и все они имели разную специфику: одна – с уклоном в делопроизводство, другая – в обязанности переводчика, третья – в работу с документами, и т. д.

Что же писать в резюме? Перечислять все навыки, или только самые главные (тогда как определить, какие главные)? Насколько подробно описывать опыт, если пришлось сменить много мест работы, и опыт достаточно разнообразный?

Ответ на эти вопросы универсален – и имеет смысл для любой специализации.

Что именно писать в резюме, на чем акцентировать внимание работодателя, определяется вакансией.

Поясним на примере.

Есть вакансия секретаря на ресепшн в частную медицинскую клинику. Есть претендент с опытом работы секретарем, при этом большая часть стажа – это опыт работы помощником руководителя. Соискатель своими конкурентными преимуществами считает способность эффективно взаимодействовать с руководителем: понимать задачи с полуслова и транслировать их в команду (ставить задачи исполнителям, контролировать исполнение); планировать день руководителя; контролировать документооборот, особенно связанный с сотрудничеством с зарубежными компаниями.

Вакансия секретаря на ресепшн в частной медицинской клинике, скорее всего, не требует навыков оформления документов для получения визы; она также не требует навыков тесного взаимодействия с руководителем. Зато она требует опыта общения с клиентами, знания медицинской тематики (хотя бы основ), способности много общаться по телефону, не теряя тонуса и терпения.

Может ли наш соискатель – помощник руководителя – претендовать на вакансию секретаря на ресепшн? Конечно, может. Чтобы получить эту работу, важно показать в резюме навыки, необходимые на данной вакансии, а об остальных упомянуть вскользь, без акцента.

Давайте рассмотрим это на примере. Итак, у нас есть вакансия «Секретарь на ресепшн в медклинику» и соискатель с большим опытом работы, в основном – в сфере организации работы руководителя.

———————————————————————————————————————-

Секретарь, помощник руководителя

ФИО: Фомина Анастасия Петровна

Семейное положение: Замужем.

Город проживания: Москва

Мобильный телефон: [телефон]

E-mail:

Цель : Позиция секретаря на ресепшн в команде профессионалов, в малом/среднем бизнесе.

Комментарий: возможно, соискатель рассматривает разные варианты работы, и работа на ресепшн – лишь один из них, и не самый желанный. Но по какой-то причине соискатель отправляет резюме на данную вакансию. Разумно в цели поиска указать нечто, близкое к вакансии. Было бы странно, если бы руководитель клиники получил резюме, в котором в цели было бы написано: «Позиция помощника руководителя крупного промышленного предприятия». Резюме с такой целью имело бы нулевые шансы быть рассмотренным.

Знания и навыки :

• ведение документооборота;
• ответы на телефонные звонки;
• общение с клиентами (встреча, консультация об услугах компании, направление клиента к специалистам),
• обеспечение жизнедеятельности офиса,
• обработка корреспонденции;
• оперативное выполнение заданий руководителя;
• организация встреч, совещаний и прием посетителей;
• планирование рабочего дня руководителя,
• основы кадрового делопроизводства.

Комментарий: важные для вакансии навыки размещены в первой половине списка. Остальные – ниже. Таким образом, между навыками специалиста и теми, что требуются, перебрасывается «мостик». Это как сигнал работодателю – «Я вам подхожу!»

Опыт работы :

Помощник руководителя:

• обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды, кофе, канцелярских товаров, организация ремонта оргтехники, уборки и пр.),
• прием телефонных звонков,
• консультирование клиентов по услугам компании,
• организация рабочего процесса в целом (выдача поручений от руководителя сотрудникам, контроль исполнения; поиск подрядчиков для отдельных задач; организация корпоративов),
• обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами, техникой, канцелярскими принадлежностями,
• организация приема посетителей, содействие для оперативного рассмотрения просьб и предложений сотрудников,
• ведение архива документов и дел, обеспечение их сохранности, передача в архив,
• организация командировок руководителя, заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц,
• обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды, канцелярских товаров, организация ремонта оргтехники, уборки и пр.).

2012 – 2013 г.г . Банк «Авангард» (коммерческий банк)

Клиент-менеджер:

• работа с клиентами (поиск, встречи, переговоры, консультации);
• обработка входящих звонков и электронных писем;
• ведение документации;
• проведение презентаций для клиентов,
• заключение контрактов.

Достижения:

Награда «Клиент-менеджер года – 2012», присвоенная банком по результатам привлечения клиентов (в конкурсе участвовали 132 клиент-менеджера из 95-ти отделений банка).

2010 – 2012 г.г . Компания «Кондор ЛТД» (промышленное предприятие, производство изделий из пластика)

Помощник руководителя отдела маркетинга:

• прием поступающей руководителю корреспонденции, распределение и передача корреспонденции в структурные подразделения или конкретным исполнителям;
• ответы на телефонные звонки, регистрация и передача информации руководителю,
• выполнение поручений руководителя, составление писем, запросов и других документов.

Обратите внимание, что при описании опыта работы в списке функций всегда первыми перечисляются задачи, имеющие непосредственное отношение к вакансии – прием телефонных звонков, встреча посетителей, консультирование клиентов. Таким образом соискатель обращает внимание работодателя, что с задачами он справится – соответствующий опыт есть.

Все, что связано с позициями помощника руководителя, также нашло отражение в резюме, но соответствующий функционал перечислен не в первую очередь.

Образование

2004 – 2009 г.г. МГУКИ (Московский государственный университет культуры и искусств), библиотечно-информационный факультет.

Специальность «Библиотечное дело».

Повышение квалификации

2009 г., Центр компьютерного обучения УНЦ НПФ “Мастак” при МГТУ им. Баумана.

Квалификация: Офис-менеджер

Дополнительные навыки

Уверенный пользователь ПК (Windows; MS Word‚ Excel‚ Outlook‚ Internet).

Иностранные языки: английский в совершенстве, немецкий – разговорный.

Умение пользоваться оргтехникой (принтер‚ ксерокс‚ факс)‚ навыки работы с мини-АТС.

Личные качества:

• способность в рекордно короткие сроки стать частью команды, установление отношений сотрудничества с легкостью,
• эффективная работа в условиях мультизадачности,
• способность сохранять ровный эмоциональный фон в стрессовых условиях.